Data Group Aames

Työajanseurannan trendit

Mitä työajanseurannan järjestelmältä kannattaa vaatia vuonna 2023?

Työajanseuranta on lakisääteistä, mutta ei riitä, että työntekijä voi kirjata työaikansa esihenkilön tarkistettavaksi kömpelöön järjestelmään. Parhaimmillaan työajanseurannan järjestelmä sujuvoittaa HR:n, esihenkilöiden, työntekijöiden ja palkanlaskennan arkea niin, että aiemmin ärsyttävä ja aikaavievä tehtävä sujuu lähes huomaamatta ja jopa lisää työhyvinvointia. Lue tästä jutusta, mitä yritykset vaativat nykyään työajanseurannalta ja mitä sinunkin kannattaa järjestelmältäsi edellyttää.

Työajanseurantajärjestelmä toimivaan arkeen

“Tehdään meidän näköistä tuotetta!”, sanoi ohjelmistoalan tekijä menneinä vuosina. Vuonna 2023 ei kuitenkaan tehdä enää meidän, vaan asiakkaiden näköistä työajanseurantaa. Tämä tarkoittaa järjestelmää, jonka parissa joutuu viettämään mahdollisimman vähän aikaa. Ratkaisun avulla yritys hoitaa lakisääteisen velvollisuutensa vaivattomasti, mutta voi halutessaan käyttää järjestelmästä saatavaa dataa esimerkiksi liiketoimintansa kehittämiseen ja työhyvinvoinnin lisäämiseen.

Mitä tällainen ratkaisu sitten tarkoittaa käytännössä? Yritykset haluavat järjestelmiltään nopeaa käyttöönottoa ilman suuria alkuinvestointeja. Kukaan ei halua haaskata epävarmassa ja tulospainotteisessa markkinassa merkittäviä summia ottaakseen käyttöön järjestelmän, joka kärsii vakavasta tuotekehitysvelasta. Nykyaikaisen järjestelmän käyttöönotto sujuu helposti ja sutjakkaasti ja työkalu maksaa itsensä takaisin kohtuullisessa ajassa.

Tätä nykyä sovelluskaupasta ladattava mobiilisovellus on työajanseurantajärjestelmissä peruskauraa. Sitä vaatii työntekijä, ja toimitusjohtajakin kyselee asian perään viimeistään päätöksentekovaiheessa. Ymmärtäähän sen – työntekijä pääsee kirjaamaan työtuntinsa reaaliajassa sen sijaan, että kuun lopussa kerättäisiin liput ja laput yhteen ja alettaisiin ynnätä työaikoja jälkijunassa.

Lisäksi liiketoimintaa tukeva järjestelmä on tarkka ja riittävän yksinkertainen. Työntekijän on koettava työajan merkitseminen helpoksi ja intuitiiviseksi, jotta järjestelmää oikeasti käytetään ja jokainen tunti kirjataan talteen. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun yrityksen liiketoiminta perustuu laskutettavaan työhön. Esimerkiksi projektien tarkempi seuranta voi edellyttää tietoa siitä, mihin työvaiheisiin tai tehtäviin käytetty aika on kulunut.

Tämän ohella kattavat integraatiorajapinnat mahdollistavat yrityksesi tarpeita palvelevan kokonaisuuden. Valmiit palkanlaskennan integraatiot yleisimpiin taloushallinnon ja palkanlaskennan ohjelmiin sekä vapaasti käytettävä rajapinta ovat monelle yritykselle must have -juttuja. Yritykset eivät enää yleensä hae kokonaisratkaisua, joka vastaa kaikkiin ongelmiin (lue: vaatii suuria investointeja). Sen sijaan etsinnässä on työkalu, joka mahdollistaa työajanseurannan kytkemisen jo olemassa oleviin tai myöhemmin hankittaviin ratkaisuihin, kuten palkanlaskenta-, taloushallinto-, laskutus- ja toiminnanohjausjärjestelmiin.

Edellä mainittujen perusominaisuuksien päälle työajanseurannan on tätä nykyä tarjottava työajan reaaliaikaista tulkintaa, työajan raportointia monipuolisesti muokattavissa olevien raporttien avulla sekä käyttöliittymän ja työajankirjauslomakkeen muokkausmahdollisuuksia. Parhaimmassa tapauksessa järjestelmä mukautuu asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin vaikkapa niin, että kirjatun työajan yhteydessä työntekijä voi ilmoittaa, millä fiiliksellä kyseinen päivä sujui. Myös työvoiman hallinta resursoinnin ja työvuorosuunnittelun keinoin tulee osalle toimialoista entistä tärkeämmäksi, kun tehokkaasti mitoitettu henkilökunta pyritään jakamaan oikeisiin paikkoihin oikeaan aikaan. 

Visma Entry on simppeli työajanseurantajärjestelmä, jonka avulla kirjaat, tarkistat ja hyväksyt työtunnit sekä tulkitset työajan kaikilla laitteilla, tietoturvallisesti ja läpinäkyvästi

Järjestelmiltä vaaditaan ratkaisua tarkkoihin tarpeisiin

Vuonna 2023 työajanhallinnassa ei enää riitä se, että yrityksille tai yhdistyksille tarjotaan suurin piirtein toimivaa ratkaisua. Ei riitä, että työntekijä saa käyttöönsä vähän sinnepäin tehdyn kirjaussovelluksen, josta ei ole näkyvyyttä omiin aiempiin merkintöihin. Ei myöskään riitä, että esihenkilölle annetaan kiveen hakattu hyväksyntäraportti, jonka muokkaus ei onnistu hänen toivomallaan tavalla.

Yritykset etsivät muokattavampaa, tarkempaa ja analyyttisempaa, yksinomaan työajanhallintaan kehitettyä ratkaisua, joka palvelee juuri heidän tarpeitaan. Vastaus tähän toiveeseen ei ole suuria investointeja vaativa toiminnanohjausjärjestelmä, jonka takaisinmaksuaika on hämärän peitossa ja jonka ominaisuudet eivät tue yrityksen tarpeita.

Teksti julkaistu alunperin Visman blogissa 14.3.2023, kirjoittaja Johannes Koponen