Visma Novassa on kattavasti toiminnallisuuksia käyttäjän eri tarpeisiin, mutta kaikkeen ei Novakaan taivu. Haluamme kuitenkin tarjota Nova-käyttäjille kokonaisvaltaisen palvelukokemuksen, joten olemme toteuttaneet integraatioita, jotka mahdollistavat tiedonkulun eri järjestelmien välillä, useisiin järjestelmiin. Tässä blogikirjoituksessa syvennymme eri integraatioihin, joita Novaan on saatavilla valmiina. Lisäksi kerromme, miten integraatioita on mahdollista toteuttaa, jos valmista vaihtoehtoa ei ole tarjolla.

Mitä integraatio tarkoittaa ja mihin niitä tarvitaan? 

Integraatio tarkoittaa kahden tai useamman eri järjestelmän yhdistämistä yhdeksi kokonaisuudeksi. Integraatiossa järjestelmien taustalla tapahtuu tiedonsiirtoa, joka ei vaadi käyttäjältä toimenpiteitä käyttöönottovaihetta lukuun ottamatta. Integraatiot poistavat esimerkiksi tarpeen käsitellä tietoja kahteen kertaan kahdessa eri järjestelmässä. Esimerkiksi tuoterekisteriä voidaan hallinnoida yhdessä järjestelmässä ja integraatio siirtää tiedot toiseen järjestelmään, jossa tietoa voidaan hyödyntää tarvittavalla tavalla. Automaattisella tietojen siirrolla säästetään työaikaa ja vähennetään virheiden mahdollisuuksia. 

Työaikakirjaukset kätevästi suoraan projektihallintaan ja palkanlaskentaan 

Novasta löytyy perinteinen työajankirjaussovellus, johon joko palkansaajat itse tai palkanlaskijat työntekijöiden puolesta voivat kirjata tunteja. Visma Entry kuitenkin tarjoaa työajan kirjaamiseen ja -seurantaan nykyaikaisemman ratkaisun, jossa työaikaa voi kirjata mobiilisti ja reaaliaikaisesti. Visma Entryn ja Visma Novan välille on rakennettu niin sanottu kaksisuuntainen integraatio. Integraatio hakee Novasta asiakas-, tuote-, projekti- sekä kustannuspaikkatiedot ja siirtää ne Entryyn. Integraatio mahdollistaa sen, että esimerkiksi uudet projektit voidaan perustaa vain Novaan, mutta ne ovat automaattisesti näkyvissä ja käytettävissä myös Entryssä.

Kun työntekijät ovat kirjanneet työaikansa Entryyn ja ne on hyväksytty esimiehen puolesta, siirtyvät työajat integraation avulla Novan työajankirjaussovellukseen, josta ne voidaan jatkokäsitellä Novassa esimerkiksi palkanlaskentaan. Osa Novan ja Entryn käyttäjistä hyödyntää Entry-kirjauksia myös projektiseurannassa ja laskutuksessa Novan puolella. Lisää asiakashyötyjä voi lukea aikaisemmasta blogikirjoituksestamme.  

EDI-sanomien avulla voidaan automatisoida kauppakumppaneiden välillä tapahtuvaa tietojen vaihtamista 

OWS Finland on toteuttanut Novaan laajan integraation, jonka avulla kauppakumppaneiden järjestelmien välillä voidaan siirtää automaattisesti sanomia. Yleisimmät sanomat ovat tilaus, tilausvahvistus, lasku sekä varastosaldot, joista viimeisimmän avulla voidaan kertoa kauppakumppanille, onko tavaraa toimitettavissa. 

OWS Finland toimii paitsi integraation toteuttajana, myös EDI-operaattorina, joka välittää eri osapuolten järjestelmien välisiä sanomia sekä tekee niihin tarvittavat muunnokset.Lisäksi EDI-operaattori huolehtii käyttöönottoprojekteissa tietoliikenneyhteyksien perustamisesta kauppakumppaneiden välille, jotta sanomat voidaan toimittaa perille sähköisesti. 

Tietoliikenneyhteydet avataan operaattorin ja kauppakumppanin välille. Kun yhteyksiä ei tarvitse avata suoraan yrityksen verkkoon, tietoturvanäkökulmat on mahdollista huomioida tehokkaammin. Operaattorilla on myös vastuu palvelun toimivuudesta sekä kauppakumppaneiden ja operaattoreiden tiedottamisesta mahdollisissa tietoliikennehäiriö- ja katkostilanteissa. Lue lisää ratkaisusta.

Asiakasrekisterin ylläpidosta asiakkuudenhallintaan CRM-järjestelmän avulla 

Visma Novassa voi kattavasti tallentaa asiakastietoja, kuten toimitustietoja ja yhteyshenkilöitä, kun uusi asiakkuus avataan järjestelmään. Kuitenkin, kun halutaan ohjata myyntiä, seurata myyntiputkea tai toteuttaa asiakashoitomallia, tarvitaan avuksi CRM-järjestelmä. Kumppanimme Lime on toteuttanut integraation CRM-järjestelmästään Visma Novaan, mikä mahdollistaa pääsyn ajantasaisiin asiakastietoihin molemmissa järjestelmissä. Tarkemmin ERP:n ja CRM välisistä eroista voit lukea alkuvuodesta julkaistusta blogikirjoituksestamme. 

Lisää verkkokauppamyyntiäsi helpottamalla tilaamista

Verkkokauppojen käyttö on yleistynyt valtavasti viime vuosina. Toimivan verkkokaupan takana on usein integraatio toiminnanohjausjärjestelmään. Mitä olisi verkkokauppa ilman tietoa esimerkiksi siitä, onko tuotetta saatavilla tai mikä tuotteen hinta on tai onko ostajalla mahdollisesti käytettävissä jotain alennuksia? Selkeästä ja helppokäyttöisestä SkyShop-verkkokaupasta tilaukset siirtyvät valmiin integraation avulla suoraan Novaan edelleenkäsiteltäviksi ilman manuaalisia välivaiheita. Lue lisää ratkaisusta.

Eikö haluttua integraatiota ole toteutettu? Ei hätää.

Vaikka Novaan on integroitu monia järjestelmiä jo valmiiksi, joskus voi tulla tarve räätälöidymmälle integraatiolle. Tämä onnistuu Novan webservice-rajapinnan avulla. Integraation toteuttaa yleensä kumppani, jolla on tuntemusta rajapintojen hyödyntämisestä. Tämän ohella projektiin voi osallistua myös Novan järjestelmäkonsultti, jotta voidaan varmistaa järjestelmien hyvä käytettävyys.

Täydennä Visma Nova entistäkin kattavammaksi integraatioilla. Käy tsekkaamassa järjestelmät, joihin on Visma Novasta toteutettu integraatio »

Tutustu Visma Novaan

Artikkeli Integraatioilla lisätehoa Visma Nova -toiminnanohjaus­järjestelmään julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Artikkeli Työajanseuranta ja ERP – miksi integrointi kannattaa? julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Yrityksissä on nykyään käytössä useita erilaisia järjestelmiä toimintojen hallitsemiseksi. On monenmoisia ohjelmistoja, taloushallinnon järjestelmiä, kassa- ja crm-järjestelmiä sekä ulkoistettuja logistiikkapalveluja. Jopa Exceleitä yhä käytetään tilausten käsittelyyn ja raportointiin.

Perinteisesti järjestelmien yhdistäminen on tehty ERPin ja taloushallinnon näkökulmasta niin, että samoja asioita kirjoitetaan useaan paikkaan lukuisia kertoja. Yrityksillä on kuitenkin yhä suurempi tarve integroida näitä järjestelmiä yhteen. Yhdistämisellä yritykset pystyvät vähentämään virheiden määrää ja päällekkäisiä työvaiheita, jonka kautta syntyy tehokkuuden parantumista sekä selkeitä kustannussäästöjä. 

Esimerkkinä yritys, joka on lähtenyt mukaan verkkokauppa-toimintaan: Ilman integraatiota verkkokaupasta tulevat tilaukset joudutaan syöttämään manuaalisesti toiminnanohjausjärjestelmään. Vasta sitten tilaukset saadaan eteenpäin ja varastojen tilanteet päivittymään. Toisin sanoen samaa tietoa käsitellään useita kertoja.

Tämän päivän integraatioratkaisut mahdollistavat, että verkkokauppa keskustelee saumattomasti toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Toiminnanohjauksen ja verkkokaupan välisiä erityyppisiä integraatioita on paljon, mutta kaikissa on ideana vähentää käsin tehtävää työmäärää. Silloin yritykset pystyvät tehostamaan omia prosessejaan ja vapauttamaan kallisarvoista aikaa tuottavampaan toimintaan. 

Perinteisesti vai perin pohjin? 

Perinteisesti integraatioprojektit ovat menneet yleensä näin: Integraatiot määritellään alusta asti yhä uudestaan ja uudestaan jokaisen asiakkaan sekä jokaisen toimijan kanssa. Kun projektissa on mukana useampi taho, tarkoittaa se helposti asiakkaan näkökulmasta, että ne venyvät eikä kustannukset kohtaa aikaiseksi saatua hyötyä. Lisäksi useita osapuolia sisältävissä perinteisissä integraatioprojekteissa määrittelyt yleensä tehdään juuri sen nimenomaisen hetken tilanteen mukaan. Projektin jälkeen kaikki pitävät sormet ristissä, ettei kumpikaan osapuoli tee omaan järjestelmäänsä muutoksia. Mitä integraatiolle siinä tapauksessa tapahtuu? Pahimmassa tapauksessa projekti on pakko tehdä uudestaan, jolloin asiakas joutuu maksamaan siitä toisen kerran.
 

“Todellisuudessa hyvin tehdyt ja suunnitellut integraatiot mahdollistavat yritysten eri järjestelmissä olevien prosessien automatisoinnit. Automaation kautta pystytään tehostamaan sisäisiä prosesseja ja sitä kautta saadaan kustannussäästöjä.”

Tänä päivänä on myös kiinnostavaa, että usealla yrityksellä on käytössään ulkoisia raportointityökaluja. Raportoinnin tarve on asiakaskohtaista ja lisäksi työtehtävä-kohtaista. Eli toimitusjohtajaa kiinnostaa vain tietyt asiat ja hän haluaa itselleen sopivaa raportointia, kun taas myyntijohtajan tarvitsee tietää toisia asioita, ja osto kaipaa puolestaan ihan eri dataa. Puhumattakaan tuotannosta.

Miten toiminnanohjausjärjestelmät ja raportointityökalut integroidaan järkevästi? Tavoitteena on kuitenkin pystyä luomaan koko organisaation kattavia kaikkien tehtävänkuviin sopivia hyödyllisiä raportteja.

Integraatio palveluna on nykyaikaa

Nykyään integraatioita pystytään toteuttamaan palveluna. Eri ohjelmistot, verkkokauppa-alustat, toiminnanohjaus- ja crm-järjestelmät saadaan helposti integroitua yhteen palveluna. Palvelulla on tietty kuukausikustannus, joten menoja on helppo ennustaa, ja palvelun ratkaisua voidaan myös monistaa. Näin järjestelmien keskinäinen sovittaminen on itseasiassa asiakkaan kannalta hyvinkin kustannustehokasta.

Loppujen lopuksi integraatioilla täytyy saavuttaa jotain mitattavaa — Lisää aikaa, lisää vapaa-aikaa, lisää asiakkaita tai lisää rahaa. Jos liiketoiminnan kehittymistä seurataan tuloslaskelman taseen kautta, ollaan vain historiatiedon äärellä. Nykyään on oleellista pystyä johtamaan etupainotteisesti eri tyyppisillä mittareilla ja ennusteilla. Yleensä sitä saavutetaan, mitä myös mitataan. Näin yrityksissä aletaan todella johtamaan tiedolla.

Meillä DG Aameksella on osaamista niin kassajärjestelmien integraatioratkaisuihin kuin CRM-, verkkokauppa- ja toiminnanohjausjärjestelmien yhdistämiseenkin, kuin myös taloushallinnon, logistiikan sekä projektienhallinnan ohjelmistoratkaisuihinkin (Visma.net). 

Lataa ilmainen opas nyt ja katso käytännönläheiset vinkit integraatioiden eduista ja siitä kuinka asiassa pääsee helpoiten liikkeelle.

Lataa opas tästä

Artikkeli Kuinka (hyvin hoidetut) integraatiot auttavat tiedolla johtamisessa? julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Laki ei ota kantaa miten työaikakirjanpito toteutetaan, mutta yleisesti sen halutaan olevan yksinkertaista ja nopeaa. Jotta virheitä ei syntyisi, on toiveena helppokäyttöinen työajanseurannan järjestelmä, jossa liittymä toimii niin mobiililaitteilla kuin tietokoneellakin. Rakennusalalla työajanseurantasovellus halutaan lisäksi työaikapäätteisiin, esim. NFC-laitteisiin. 

Eri ala, eri tarpeet

Monelle yritykselle riittää hyvinkin kevyt työajanseuranta. Esimerkkinä toimistotyöntekijä, jolla on säännöllinen työaika kahdeksasta neljään. Laajempia vaatimuksia työajanseuraamiseen on esimerkiksi rakennusalalla. Rakennusalalla kaivataan ryhtiä tuntikirjauksiin ja heillä on omat erityistarpeensa. Vaatimuksena on työntekijöiden perehdytykset, kulkuluvat, TR-mittaukset sekä verottajalle lähetettävät työntekijä- ja urakkaraportit. Erityisesti rakennusalalla halutaan käytön ja raportoinnin olevan niin yksinkertaista, että jokainen voi työmaalla kirjata tuntinsa helposti ja vaivattomasti, esimerkiksi omalla puhelimellaan.

”Erityisesti rakennusalalla halutaan käytön ja raportoinnin olevan niin yksinkertaista, että jokainen voi työmaalla kirjata tuntinsa helposti ja vaivattomasti, esimerkiksi omalla puhelimellaan.”

Palkanlaskijalle toimiva työajanseuranta tuo valtavasti hyötyä. Palkanlaskijan työtä vähentää paljon kun työntekijän palkanlaskentaan vaikuttava tieto tulee suoraan hänelle tarkistettuna ja hyväksyttynä. Toki tiedon pitää olla oikein, mutta toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä edistää tätäkin. Uskallan väittää, että virheitä sattuu enemmän manuaalisella työllä ja tuntilappujen kiikuttamisella henkilöltä toiselle. 

Aameksen ratkaisut

Visma Entry työajanseuranta -ohjelma on sopiva kaikille toimialoille ja muokattavissa täysin asiakkaan toiveiden mukaan. Esimerkiksi lomakkeet ja raportit voidaan erittäin helposti muokata juuri sen näköisiksi kun asiakas haluaa. Työajat, saldot, ylityöt, kilometrit ja päivärahat saa Entrylla kirjattua todella nopeasti esim. mobiilisovelluksella, ja itse käyttöliittymä on hyvin yksinkertainen. Integraatioita eri taloushallinnon järjestelmiin on valmiina esim. Novaan ja Fivaldiin, ja niitä voidaan toteuttaa muihinkin ohjelmiin. Tästä kannattaa olla yhteydessä meihin ja kysyä lisää!

”Työajat, saldot, ylityöt, kilometrit ja päivärahat saa Entrylla kirjattua todella nopeasti esim. mobiilisovelluksella, ja itse käyttöliittymä on hyvin yksinkertainen.”

Toinen tarjoamamme ratkaisu on Visma Movenium. Tämä on erityisesti rakennusalalle suunniteltu kokonaisuus. Movenium sisältää hyvin helppokäyttöiset ja monipuoliset työkalut, joita voi käyttää kaikilla laitteilla. Movenium on kehitetty täysin rakennusalalle asiakaslähtöisesti ja sillä luonnistuu työmaan johtaminen, raportointi ja hallinnointi. Movenium soveltuu niin urakoitsijalle kuin pääurakoisijallekin ja auttaa hallitsemaan kokonaisvaltaisesti työmaata yhden yksinkertaisen käyttöliittymän avulla. Moveniumin yksi mainitsemisen arvoinen valtti on sen muokattavuus. Täysin toiveiden ja tarpeiden mukaan muokattavissa oleva palvelu, johon voi lisätä omia kenttiä, logoja sekä käyttäjien kuvia. Moveniumin käyttäjät ovat antaneet kiitosta asiakaslähtöisestä sovelluskehityksestä ja yksinkertaisesta käyttöliittymästä.

Nämä järjestelmät mukautuvat oikein hyvin erilaisiin käyttötarpeisiin ja kerromme niistä mielellämme lisää! Halutessanne voitte myös kokeilla maksutta näitä Visma Entryn tai Moveniumin palveluita.

Jos haluatte, että aktivoimme teille maksuttoman koekäytön, niin ota yhteyttä allekirjoittaneeseen. 

Artikkeli Työajanseuranta yksinkertaiseksi ja helpoksi julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

B2B-verkkokauppa toimii usein myös omien myyjien sähköisenä myyntityökaluna. He voivat muun muassa syöttää tilaukset asiakkaan puolesta näppärämmin kuin toiminnanohjausjärjestelmällä.

B2B-verkkokaupan alustat eroavat B2C-kuluttajamyynnin alustoista erityisesti kyvyllään käsitellä monimutkaisiakin hinnastoja. B2B-verkkokauppa on siis erikoistunut käsittelemään nimenomaan erilaisia yrityshinnastoja, joita kuluttajille suunnattu verkkokauppa-alusta ei osaa käsitellä. Siksi B2B-verkkokauppaa hankkiessa tulee aina valita juuri siihen tarkoitukseen suunnattu verkkokauppa-alusta. Kuitenkin myös teknisesti yksinkertainen kuluttajakaupankäynti onnistuu.

Mikä on B2B-verkkokaupan tilanne ja tulevaisuus Suomessa?

B2B-verkkokauppa on jo nyt Tilastokeskuksen ja Postin tutkimuksen mukaan euromääräisesti suurempaa kuin kuluttajakauppa. Yritysten välinen verkkokauppa muodosti 65% koko Suomen 23 miljardin euron verkkokauppamyynnistä. Yritysten välinen verkkokauppa kasvaa huomattavasti nopeammin kuin kuluttajakauppa. 

Esimerkiksi maahantuontia, valmistusta ja tukkukauppaa harjoittavat yritykset haluavat nykyään tarjota yritysasiakkailleen vaivattoman tien tilata tuotteitaan verkosta. Jokainen meistä on joskus kuluttajana tehnyt tilaukset nettikaupasta ja sen vuoksi kaikilla yritysasiakkailla löytyy jo osaamista siihen. Lisäksi tilauksen voi B2B-verkkokaupasta tehdä kellonajasta ja viikonpäivästä riippumatta, mikä tekee siitä kätevää. Verkkokauppa ei kokonaan korvaa normaalia asiakaskommunikaatiota puhelimella, mutta se saa yhteydenpidon keskittymään olennaisimpiin asioihin. Enää ei tarvitse myyjältä erikseen tiedustella puhelimessa hintoja tai saldotietoja, kun tiedot näkyvät netissä tarvittavassa muodossa.

Mielenkiintoinen kohta tutkimuksessa oli myös erilaiset odotukset myyjien ja ostajien välillä. Yritysostajat arvioivat B2B-verkkokaupan yleistyvän huomattavasti rivakammin kuin myyjät. Yritysasiakkailla on siis odotuksia, joita myyjät eivät vielä tunnista yhtä hyvin. Sen vuoksi B2B-verkkokaupan avaaminen on myyjälle vielä toistaiseksi hyvä keino erottautua edukseen.

SkyShop pähkinänkuoressa

SkyShop on B2B-verkkokauppa, josta löytyy valmis integraatio Visma Nova-ohjelmistoon. SkyShop hakee Novasta yritysasiakkaiden asiakaskohtaisesti sovitut hinnastot ja esittää ne kirjautuneelle yritysasiakkaalle. Kun yritysasiakas tekee tilauksen, siirtyvät tilaustiedot suoraan Novaan. Tuotteet ja varastosaldot päivittyvät myös automaattisesti B2B-verkkokaupan ja Visma Novan välillä. Tätä valmista kokonaisuutta kutsutaan myös Novakaupaksi.

Miten saan avattua yritykselleni B2B-verkkokaupan?

SkyShopissa on poistettu verkkokauppaprojektin suurin tuska ja kustannus, sillä se on jo valmiiksi liitetty esimerkiksi Visma Nova-ohjelmistoon. Kun Novan yhteydet ovat auki, säädetään SkyShoppiin yrityskohtaiset asetukset ja ulkoasu muokataan sopivaksi. Sen jälkeen verkkokauppa on valmis. 

Ilman SkyShopin edistynyttä integraatiota ja Novan asiakashinnastojen käsittelyä olisi tarina aivan toisenlainen. Kuluttajille suunnattua verkkokauppa-alustaa jouduttaisiin muokkaamaan rajusti vastaamaan Novan hinnastologiikkaa, jonka lisäksi siihen täytyisi rakentaa B2B-hinnastojen integraatio. Mutta ei siitä sen enempää, SkyShopilla tehty Novakauppa on Novaa käyttävälle yritykselle valmis paketti yritysasiakkaiden palvelemiseen.

”On kuin luonnonlaki, että ostamista helpottamalla myynti lisääntyy. Tästä ovat raportoineet kaikki SkyShoppia käyttävät asiakkaat.”

Ota yhteyttä ja pyydä Aamekselta SkyShopin esittelyä. Siitä verkkokauppaprojektinne lähtee etenemään!

Jussi Mäntylä, Skycode Oy

Artikkeli Vieraskynä: Mikä on B2B-verkkokauppa? julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.