Jokaisella yrityksellä on ainutlaatuista ja arkaluonteista tietoa, joka pitää lähetettäessä salata.

Viestinnässä liikkuu usein myös asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tärkeitä tietoja, joten on tärkeää, että tällaisten tietojen lähetys hoidetaan turvallisesti. Aina kun lähetät tietoa tavallisella sähköpostiviestillä, joka ei ole salattu, mieti millaisia seurauksia olisi, jos sähköpostiviesti päätyisi julkiseen levitykseen.

Kulkiessaan verkossa tavallinen sähköposti kulkee useiden palvelimien ja välikäsien kautta. Se on matkallaan avoimesti luettavissa ilman, että lähettäjä tai vastaanottaja saa koskaan tietää jonkun ulkopuolisen lukeneen postin.

Jos lähetät esimerkiksi seuraavanlaisia tietoja sähköpostin välityksellä, olisi tärkeää käyttää salattua sähköpostia tai harkita, onko kyseisten tietojen lähettäminen sähköpostitse ollenkaan järkevää.

Henkilötiedot

• Henkilötunnukset
• Sosiaalipalveluiden käyttöön liittyvät tiedot
• Uskontoon tai poliittisiin näkemykseen liittyvät tiedot
• Terveyteen liittyvät tiedot
• Muut luottamukselliset henkilötiedot
• Salasanat ja muut identiteettivarkauksia mahdollistavat tiedot

Liiketoimintaan liittyvät tiedot

• Asiakkaan toimittamat arkaluontoiset tiedot
• Salassapitosopimuksen alaiset asiat
• Liikesalaisuudet

Sähköpostin salaus voidaan sisällyttää käyttäjän päivittäiseen tekemiseen ilman uusia asennuksia ja tunnuksia

Esimerkiksi Microsoft 365 -sähköpostissa salauksen voi tehdä suoraan Outlookista, mikäli käytössä on oikean tasoinen lisenssi. Varmista asia kumppaniltasi tai yrityksesi IT-vastaavalta. Jos vaaditaan parempaa suojaustasoa, voidaan käyttää oman laatikon ulkoista salattua sähköpostia, kuten SSH:n Secure Email.

Salaus voidaan laittaa automaattisesti päälle, jos viestissä havaitaan salausta tarvittavia tietoja, jolloin käyttäjä ei lähetä niitä vahingossa salaamattomana.