Kun perusasiat laitetaan kuntoon, työt helpottuvat huomattavasti

Kun yritys panostaa toimivaan ja laadukkaaseen IT-ympäristöön, se ei pelkästään ehkäise ongelmia, vaan rakentaa pohjaa tehokkaalle kasvulle. Hyvin suunnitellut IT-ratkaisut tekevät työstä miellyttävää, pienentävät käyttökatkosten riskiä ja antavat varmuutta, että yrityksen tiedot ovat turvassa.

Seuraavassa annamme käytännönläheisiä näkemyksiä siitä, kuinka pk-yrityksen IT kannattaisi hoitaa.

1. Kartoita nykytila, missä mennään nyt?

Ensimmäinen askel on selvittää, mikä toimii ja mikä ei. Tyypillisiä kysymyksiä:

• Kuka vastaa IT:stä nyt?
• Onko kaikilla käytössä ajantasaiset ja turvalliset laitteet?
• Onko tiedot varmuuskopioitu ja suojattu?
• Käytetäänkö pilvipalveluja tehokkaasti?
• Tukeeko vai hidastaako IT toimintaa?

Tämän ei tarvitse olla raskas selvitys, tärkeintä on saada kokonaiskuva.

2. Aseta selkeät tavoitteet

Kun tilanne on kartoitettu, mieti mitä halutaan saavuttaa. Esimerkiksi:

• Vähemmän häiriöitä ja helpompaa arkea
• Parempi tietoturva ja selkeä vastuunjako
• Etätyömahdollisuudet kuntoon
• Tekoälyn mahdollisuuksien hyödyntäminen
• Tuki, joka vastaa nopeasti
• IT, joka skaalautuu liiketoiminnan mukana

Tavoitteet voivat olla pieniä tai suuria. Tärkeintä on, että ne ohjaavat tekemistä.

3. Älä jää yksin, ota kumppani mukaan

Moni yrittäjä hoitaa IT-asioita itse tai tutun avustuksella, kunnes tulee ongelma, jota ei osaa ratkaista. Ulkopuolinen kumppani voi hoitaa perusasiat kuntoon ja olla tukena jatkossa. Lisäksi osaava kumppani esittää kehitysideoita, joilla yrityksen liiketoimintaa saadaan kehitettyä IT:n avulla.

Esimerkkejä: 

• Kun tietokone hajoaa tai sähköpostit katoavat, on helpotus, että on heti joku, joka palauttaa asiat järjestykseen
• Jos jokin vanha ratkaisu aiheuttaa turhia kustannuksia, kumppani osaa ehdottaa tilalle parempaa tapaa hoitaa asia

4. Tietoturva ei ole pelkkä virustorjunta

Yrityksen laitteet, palvelut ja tiedot kannattaa suojata kunnolla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaikki yrityksen laitteet, palvelut ja tiedot on suojattu riittävällä tavalla, henkilöstö osaa tunnistaa tietoturvariskit ja poikkeustilanteisiin on varauduttu etukäteen.

Esimerkkejä: 

• Kun kaikkien laitteiden ja palveluiden asetukset, päivitykset ja suojaus ovat ajan tasalla, estetään valtaosa hyökkäyksistä
• Jotta hyökkääjät eivät pääsisi yrityksen järjestelmiin käsiksi, on kyettävä havaitsemaan poikkeava toiminta ja torjumaan se
• Jos jokin tärkeä järjestelmä on poissa pelistä, työntekijä klikkaa huijaussähköpostia tai muuta poikkeavaa sattuu, on tärkeää, että tilanteeseen on toimintasuunnitelma
• Kaikille työntekijöille ja sidosryhmille on tärkeää antaa selkeät pelisäännöt, jotta he ymmärtävät vastuunsa ja osaavat toimia oikein kriittisissä tilanteissa

Lue lisää: Kuinka yrityksen tietoturvaa parannetaan

5. Pilvipalvelut ja oikeat työtavat tekevät arjesta helpompaa

Jos yhä säilytätte yhteisiä tiedostoja omilla koneilla tai viestintä hoituu pelkästään sähköpostin kautta, on hyvä hetki harkita pilvipalvelujen hyödyntämistä. Esimerkiksi Microsoft 365:n avulla voit tallentaa ja jakaa tiedostoja Teamsiin tai SharePointiin, jolloin ne ovat helposti saatavilla missä tahansa, niin tietokoneella kuin puhelimellakin. 

Teamsin kautta voitte viestiä reaaliaikaisesti, pitää kokouksia ja työstää samoja tiedostoja yhdessä muiden kanssa, ilman sähköpostien edestakaisin lähettelyä tai tiedostoversioiden sekamelskaa.

Lue lisää: DG Microsoft 365

6. Tekoälyratkaisut voivat säästää aikaa

Esimerkiksi Microsoft 365:ssä mukana tuleva Copilot on tekoälyavustaja, joka voi auttaa arjessa yllättävän paljon. Se osaa esimerkiksi:

• Tiivistää pitkät sähköpostiketjut
• Etsiä nopeasti tärkeän luvun Excelistä
• Tehdä PowerPoint-esityksen Word-asiakirjan pohjalta
• Luoda kokousmuistiot automaattisesti Teams-keskustelusta
• Vastailla käyttäjien kysymyksiin yrityksen omien dokumenttien tai verkosta löytyvän tiedon avulla 

Lue lisää: DG Copilot 365

7. Tuki, joka vastaa ja osaa ratkaista ongelmat

Joskus tulee tilanne, jossa tarvitsee apua heti. Silloin on aika iso ero sillä, saako apua paikallisesti ja nopeasti vai jääkö jonon hännille. Ei tarvitse olla 24/7 päivystys, mutta olisi hyvä, että tuttu osaava henkilö vastaa puhelimeen ja ottaa asian hoitaakseen.

IT ei ole vain kuluerä tai pakollinen paha

Kun se on kunnossa, työt sujuvat ja yrityksen toimintaan saadaan uusia mahdollisuuksia. Aikaa jää enemmän järkevään tekemiseen. 

Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Tärkeintä on, että joku katsoo kokonaisuutta ja tärkeimpiä asioita laitetaan kuntoon. 

Haluatko apua alkuun? Ota yhteyttä, saat meiltä juuri sinun yrityksesi tilanteeseen sopivia vinkkejä, kuinka kannattaa lähteä liikkeelle.

Artikkeli Kuinka pk-yrityksen IT kannattaisi hoitaa? julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

1. Laitteet: suurin päästölähde

Selvästi suurin osa IT:n ilmastovaikutuksista syntyy laitteiden valmistuksesta.

• Kannettavan tietokoneen valmistus: noin 300 kg CO₂e
• Käyttövaihe Suomessa: noin 20 kg CO₂e vuodessa
• Kokonaispäästöt 3 vuoden käyttöiällä: noin 360 kg CO₂e, josta vain pieni osuus syntyy käytön aikana

Laitteiden elinkaari on siis IT-päästöjen merkittävin tekijä.

2. Pilvipalvelut ja datakeskukset

Pilvipalveluiden päästöt riippuvat käytetystä kapasiteetista ja energian alkuperästä.

• Tyypillinen pilvipalveluiden käyttö toimistotyössä: 50–100 kg CO₂e / hlö / vuosi
• Raskaissa työkuormissa (esim. videotuotanto, data-analytiikka) päästöt voivat olla selvästi suurempia
• Suuret palveluntarjoajat (AWS, Google, Microsoft) investoivat voimakkaasti uusiutuvaan energiaan ja päästövähennyksiin

Datakeskusten ilmastovaikutukset vaihtelevat sijainnin mukaan:
Pohjoismaissa viileä ilmasto ja puhdas sähkö laskevat päästöjä, kun taas Keski-Euroopassa ja kuumilla alueilla energiankulutus ja jäähdytys nostavat niitä.

3. Tekoäly: vaihteleva mutta kasvava päästölähde

Tekoälypalveluiden päästöt riippuvat mallista ja työkuormasta.

• Kevyt kysely GPT-tyyppiseen malliin: muutamia grammoja CO₂e
• Kuvageneraattorit ja raskaat mallit: jopa kymmeniä grammoja per pyyntö
• 50 kyselyä päivässä: noin 10–80 kg CO₂e vuodessa / käyttäjä

Tekoälypalveluiden rooli päästölaskennassa kasvaa tulevina vuosina.

4. Verkkoyhteydet ja datansiirto

Datansiirron päästöt ovat nykyään suhteellisen pieniä.

• Keskimäärin: 4–12 g CO₂e / gigatavu
• 300 Gt vuosikulutuksella (25 Gt/kk): noin 2,4 kg CO₂e / vuosi / käyttäjä

Esimerkki: 10 hengen yrityksen IT-päästöt vuodessa

• Laitteet: 1 200 kg CO₂e
• Pilvipalvelut: 750 kg CO₂e
• Tekoälyn käyttö: 450 kg CO₂e
• Datansiirto: 24 kg CO₂e
  Yhteensä: noin 2 424 kg CO₂e / vuosi

Vertailun vuoksi yhden työntekijän vuotuiset työmatkat autolla (40 km/päivä) voivat tuottaa noin 1 300 kg CO₂e – lähes puolet koko yrityksen IT-päästöistä.

Miten PK-yritys voi vähentää IT:n päästöjä?

1. Pidennä laitteiden elinkaarta

Suurin päästö syntyy valmistuksesta, joten kunnostus ja pidempi käyttöikä ovat tehokkaimpia päästötoimia.

2. Kierrätä laitteet vastuullisesti

Uusiokäyttö ja materiaalien kierto vähentävät uuden tuotannon tarvetta.

3. Valitse energiatehokkaat pilvipalvelut

Palveluntarjoajien välillä on suuria eroja. Suosi toimijoita, jotka käyttävät uusiutuvaa energiaa.

4. Käytä tekoälyä järkevästi

Tekoälystä on hyötyä, mutta kaikkea ei tarvitse tehdä tekoälyn avulla.

Yhteenveto

PK-yrityksen IT-päästöt muodostuvat pääasiassa laitteiden valmistuksesta, eivät käytöstä.
Tehokkaimmat toimet ovat laitteiden eliniän pidentäminen, kierrätys ja energiatehokkaiden palveluiden valinta. Tekoälyn lisääntyessä sen käyttöä kannattaa myös tarkastella osana IT:n ympäristövaiku

Artikkeli PK-yrityksen IT ja hiilijalanjälki – Mistä päästöt syntyvät? julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.