Oman työajan hallinta on juuri nyt tärkeämpää kuin koskaan. Työajanseuranta voi auttaa työntekijöitä hallitsemaan kalenteriaan paremmin ja vähentämään työhyvinvointiin liittyviä haasteita.

Työaikaa voidaan käyttää myös mittarina henkilöstön jaksamiselle. Työajanseuranta ja työtyytyväisyyden mittaaminen tarjoavat yrityksille mahdollisuuksia työhyvinvoinnin kehittämiseen ja parhaiden osaajien pitovoimaan. Työajanseuranta toimii parhaimmillaan työn kuormittavuuden mittarina: jatkuvat ylityötunnit ovat konkreettinen merkki siitä, että työntekijän työkuorma on kasvanut liian suureksi.

Työajanseuranta antaa esihenkilöille tärkeää tietoa siitä, mihin tunnit kuluvat ja pysyykö työmäärä kohtuullisena. Työhyvinvointiin vaikuttavat monet eri tekijät, mutta työaika on niiden joukossa eräs selkeästi mitattava muuttuja. Viimeistään uudistuneen työaikalain tultua voimaan tulisi kaikkien työnantajien seurata työntekijöidensä toteutunutta työaikaa.

Toimivalla työajanseurantajärjestelmällä voidaan parhaassa tapauksessa ehkäistä liiallisesta työkuormasta johtuvaa uupumusta ja kehittää hyvinvoivaa työyhteisöä. Työajanseuranta auttaa HR-ammattilaista havaitsemaan ylityöllistetyt työntekijät ajoissa, jolloin mahdolliset työssä uupumiset on helpompi ennakoida.

Teollisuusmaalamo VTM Oy

Teollisuusmaalaamo VTM Oy otti käyttöön Otta -järjestelmän, joka tarjoaa monipuoliset ratkaisut työtuntien kirjaukseen, tulkintaan sekä seurantaan ja raportointiin.

Teollisuusmaalaamo VTM Oy tarjoaa korkealaatuisia ja monipuolisia maalaamo- ja muita pintakäsittelypalveluita kaikkien teollisuudenalojen tarpeisiin. He ovat käyttäneet Visma Nova -ohjelmistoa pitkälti yli 20 vuoden ajan. Heillä on Novassa myös palkanlaskenta ja Otta mahdollistaa helpon integraation suoraan Novan palkanlaskentaan. Ottaan tallennetut ja siellä hyväksytyt työaikatiedot he siirtävät suoraan CSV-tiedostona Novaan palkanlaskentaa varten.

Mitään vaikeuksia Ottan käyttöönotossa ja käytössä ei ole vähäisimmässäkään määrin ollut, kaikki on mennyt alusta loppuun suunnitelmien mukaan juuri kuten pitikin.” Jussi Linden, Toimitusjohtaja, Teollisuusmaalaamo VTM Oy

Otta työajanseuranta

Otta on selainpohjainen työajanseurantajärjestelmä, jossa työaikojen ja tuntien kirjaaminen on helppoa, eikä kirjausten tarkistamiseenkaan kulu ylimääräistä aikaa. Työajanseurannan lisäksi Otta taipuu esimerkiksi projektien tuntiseurantaan, saldojen seurantaan ja työaikapankin käyttöön.

Järjestelmä on suunniteltu helpottamaan työajan hallintaa ja parantamaan työhyvinvointia. Työaika kirjataan esimerkiksi Ottaan mobiiliapilla ja siinä olevalla kellokortti-toiminnolla.

Järjestelmä integroituu myös muihin ohjelmistoihin, kuten Visma Novaan, mikä mahdollistaa hyväksyttyjen työaikatietojen siirtämisen palkanlaskentaa varten. Käyttöönotto on nopeaa ja Ottan sovellustuki on aivan omaa luokkaansa. 

Otta tarjoaa myös mahdollisuuden räätälöityihin ratkaisuihin, kuten ylityölaskennan ja muiden lisien määrittelyyn. Järjestelmä on helppokäyttöinen ja skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaan.

Ottaa on myös mahdollista kokeilla täysin veloituksetta. Jos tämä kiinnostaa tai muuten vaan haluat kuulla Ottasta lisää, niin DG Aameksen Annina Vuori on tässä apuna. Annina Vuori, annina.vuori@aames.fi, 0400 402 654.

Artikkeli Työajanseurannan merkitys työhyvinvoinnille julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Yleinen ajatus on, että muutaman henkilön työaikatiedot hoituvat paperilapuillakin ja että työajanseurantajärjestelmät ovat tarpeellisia vain keskisuurille ja suurille yrityksille. Voisiko sähköinen työajanhallintajärjestelmä olla hyödyllinen myös pienyritykselle?

Paperilappujen hallinnointi ja taltiointi sekä tietojen syöttö käsin palkanlaskentaan ovat työajanseurannan yleisimmät kompastuskivet. Pienyritykset saattavat ajatella, että prosessi on vielä hallittavissa, koska henkilöstön määrä on niin pieni; sähköisestä järjestelmästä maksaminen ei yksinkertaisesti ole järkevää.

Sähköisen työaikasovelluksen edut pienyritykselle

Asiaa voi katsoa kuitenkin myös toiselta kantilta. Todellisuudessa järjestelmän kustannukset ovat pienille yrityksille todella maltilliset – usein puhutaan vain joistain kymmenistä euroista kuukaudessa. Kun ynnätään, mitä tuo parikymmentä euroa kuukaudessa mahdollistaa, lista onkin melko pitkä:

• • Pääset eroon paperilapuista ja Excel-taulukoista.

• • Työaikatiedot ovat heti esihenkilöllä ja johdolla näkyvissä sekä raportoitavissa.

• • Aikaa säästyy prosessin joka vaiheessa niin esihenkilöiltä, johdolta kuin palkanlaskennastakin.

• • Kulut voivat jopa laskea, saattaahan palkanlaskija tällä hetkellä veloittaa ylimääräistä manuaalisesta työstä.

• • Työntekijät näkevät itse omat loma- ja liukumasaldonsa sekä työaikapankin tuntinsa.

• • Historiatietojen tarkastelu ja raportointi tehostuvat merkittävästi.

• • Järjestelmän määrityksiä voi muokata yrityksen kasvaessa, joten järjestelmä tukee yrityksen prosessia nyt sekä tulevaisuudessa.

Työajanseurannan sähköistäminen vapauttaa prosessin avainhenkilöiltä jo sen verran aikaa, että järjestelmän kustannukset tulevat katetuiksi säästyneissä työtunneissa. Ajansäästö muodostuu pääosin siitä, että kenenkään ei tarvitse enää näpytellä tietoja käsin papereista Excel-taulukoihin tai palkanlaskentaohjelmaan. Lisäksi kaikki tiedot ovat helposti löydettävissä, eikä historiatietoja tarvitse kaivella mapeista.

Työajanseurantajärjestelmä tuo myös läpinäkyvyyttä työntekijän ja -antajan välille, kun molemmilla on reaaliaikainen näkymä tehtyihin työtunteihin sekä käytettyihin ja käyttämättömiin lomapäiviin. Palkanlaskijankin työ kevenee merkittävästi, kun aineiston saa joko integraation kautta suoraan palkanlaskentaan tai kätevästi palkanlaskentajärjestelmään ladattavissa olevana tiedostona. Pääset siis eroon mahdollisesta palkanlaskijan manuaalisen työn lisästä. 

Useampaa työajanseurantajärjestelmää voi testata maksutta ennen hankintapäätöstä, sillä ostaminen on pyritty tekemään asiakasyritykselle mahdollisimman riskittömäksi.

Julkaistu aluperin Ottan blogissa: https://www.otta.fi/blogi/tyoajanseurantajarjestelma-pienyritykselle

Esimerkiksi Visma Otta -työajanseurantajärjestelmää voit kokeilla maksutta 14 päivän ajan juuri sinun yrityksen tiedoillasi. 
Kokeile Ottaa nyt!

Kiinnostaako työajanseuranta?
Ota yhteyttä!

Annina Vuori
Sovellusasiantuntija
0400 402 654

annina.vuori@aames.f

Artikkeli 7 syytä, miksi työajanseurantajärjestelmä on pienyrityksellekin hyödyllinen julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Perhevapaauudistus uudistaa vanhempainvapaat. Mikä muuttuu ja miten muutokset vaikuttavat työnantajaan? Lue tästä jutusta.

Mistä perhevapaauudistuksessa on kyse?

Perhevapaauudistuksen myötä vanhempainpäivärahajaksot jaetaan jatkossa perheissä lähtökohtaisesti tasan tai toinen osapuoli voi luovuttaa omasta potistaan omia vanhempainpäivärahapäiviä toisen vanhemman käytettäväksi. Samalla luovutaan termeistä äitiysraha ja isyysraha – uusi malli puhuu raskausrahasta ja vanhempainrahasta tai -vapaista. Erityisäitiysvapaa taas muuttuu muotoon erityisraskausvapaa.

Perhevapaauudistuksen tarkoitus on ottaa paremmin ja monipuolisemmin huomioon erilaiset elämäntilanteet, perheet sekä yrittäjyys. Kelan mukaan tavoitteena on, että uudistuksen myötä hoitovastuut ja perhevapaat jakautuisivat perheissä tasaisemmin molempien vanhempien kesken, jotta yhdenvertaisuus ja tasa-arvo työelämässä vahvistuisivat ja palkkaeroja sukupuolten välillä saataisiin pienennettyä. 

Jouston ja valinnanvapauden mahdollisuudet ovat olennainen osa uutta perhevapaamallia eikä termistöjen ja etuisuuksien yksinkertaistamisestakaan ole haittaa.

Mikä muuttuu uudistuksen myötä? 

Perhevapaauudistus vaikuttaa perheisiin, joiden

• lapsen laskettu aika on 4.9.2022 tai sen jälkeen
• adoptiolapsi on otettu hoitoon 31.7.2022 tai sen jälkeen. 

Perhevapaauudistuksen myötä lapsiperheillä on jatkossa käytössään 320 vanhempainvapaapäivän potti. Nämä jakautuvat lähtökohtaisesti tasan, mikäli lapsella on kaksi vanhempaa. Raskaana olevat saavat näiden lisäksi 40 päivää raskausrahaa ennen vanhempainvapaata. 

Aiemmassa laissa vanhempainvapaat muodostuivat erikseen 105 arkipäivän äitiysvapaasta sekä 54 päivän isyysvapaasta. Lisäksi käytettävissä oli myös maksimissaan 154 arkipäivän vanhempainvapaa, jolle toinen vanhemmista pystyi jäämään. Mikäli äiti huolehti lapsesta yksin, sai hän vanhempainvapaapäiviä 54 arkipäivää lisää. Edellytyksenä tälle oli, ettei lapsella ollut vahvistettua isää eikä äidillä puolisoa, joka voisi saada isyysrahaa.

Uudessa perhevapaamallissa omasta vanhempainvapaa kiintiöstään, joka on siis 160 arkipäivää, voi luovuttaa toiselle vanhemmalle enintään 63 arkipäivää. Yksin lapsesta huolehtiva vanhempi voi käyttää koko 320 päivän vanhempainvapaan tai luovuttaa siitä toiselle lapsesta hoitavalle enintään 126 päivää. Tämä edellyttää, ettei lapsella ole toista vahvistettua vanhempaa eikä edun luovuttajalla ole puolisoa, joka voisi pitää vanhempainvapaata.

Raskaana oleva voi siirtyä raskausvapaalle eli raskausrahapäiviä käyttämään 30 arkipäivää (eli n. viisi viikkoa) ennen laskettua aikaa. Aiemmassa laissa puhuttiin äitiysvapaasta, jolle pystyi siirtymään aikaisintaan kahdeksan viikkoa ennen laskettua aikaa. Yleensä kuitenkin äitiysvapaalle siirryttiin n. kuukautta ennen lapsen syntymän laskettua aikaa, joten suurta muutosta tähän ei tullut.

Kaksosten vanhemmille tarjotaan 84 arkipäivää vanhempainvapaita enemmän jaettavaksi. Aiemmin vastaavassa tilanteessa lisäpäiviä tuli isyysvapaaseen 18 ja vanhempainvapaaseen 60.

Vanhempianvapaat vanhan lain mukaisesti. Lähde: Kela 2022.

Vanhempainvapaat uuden lain mukaisesti. Lähde: Kela 2022.

Vanhan ja uuden lain erot käytännössä

Vanhempainvapaiden jakautuminen kahden vanhemman perheessä vanhan lain mukaan

Äiti voi pitää äitiysvapaata 105 arkipäivää ja siirtyä sen jälkeen vanhempainvapaalle, jonka kesto on 158 vuorokautta. Puoliso voi samaan aikaan pitää 18 vuorokautta isyysvapaata, ja loput 36 arkipäivää hän voi pitää vasta 158 vuorokauden vanhempainvapaajakson päätyttyä, kuitenkin kahden vuoden kuluessa lapsen syntymästä. Aika usein jako myös näin toteutui eli äiti oli äitiys- ja vanhempainvapaalla 263 arkipäivää ja puoliso 54 vuorokautta.

Vanhempainvapaiden jakautuminen kahden vanhemman perheessä uuden lain mukaan

Äiti voi olla raskausvapaalla 40 arkipäivää ja siirtyä sen jälkeen vanhempainvapaalle. Kumpikin vanhemmista voi pitää vanhempainvapaata yhtäaikaa 18 arkipäivää ja sen jälkeen esimerkiksi vuorotellen, kuitenkin maksimissaan 160 arkipäivää per vanhempi. Toinen vanhemmista voi halutessaan luovuttaa omasta 160 arkipäivän potistaan enintään 63 päivää toiselle, joten maksimissaan yhdelle vanhemmalle kertyy vanhempainvapaapäiviä 223. Jos isä siis luovuttaa äidille maksimimäärän päiviä, voi äiti olla raskaus- ja vanhempainvapaalla enintään 263 arkipäivää ja isä vanhempainvapaalla 97 arkipäivää. Mikäli äiti luovuttaa potistaan maksimimäärän 63 päivää isälle, saa äiti olla vanhempainvapaalla 137 päivää ja isä 223 päivää. Uusi malli siis tasapuolistaa vanhemmuuden mahdollisuuksia.

Mitä työnantajan tulee huomioida perhevapaaudistuksessa?

Työnantajan tulee varautua siihen, että isät tulevat jäämään kotiin enemmän ja pidemmiksi ajoiksi ja siihen, että äidit eivät enää olekaan niin pitkiä aikoja kerrallaan sivussa työelämästä. Mikäli uudistuksen tavoitteet toteutuvat, tasapuolistuu vanhempien roolit koti- ja työelämässä. Uudistus myös mahdollistaa pätkittäisen vanhempainvapailun, jolloin vanhemmat voivat hyppiä lyhyissä pätkissä työn ja vanhempainvapaan väliä. Tämä voi luoda työnantajalle uudenlaisia haasteita esimerkiksi sijaisuuksien palkkaukseen.

Kun työntekijät monipuolisesti vuorottelevat kotona olemisen ja töiden tekemisen välillä, pitää järjestelmien tukea jatkuvaa muutosta sekä yksinkertaistaa HR:n ja esimiesten työtä. Esimerkiksi työajanseurantajärjestelmien osalta perhevapaauudistus tulee vaikuttamaan poissaolokirjauksiin sekä poissaolokoodien nimiin. Työaikajärjestelmän tulee olla muokattavissa tarvittaviin muutoksiin ilman raskasta ja kallista konsulttityötä. Poissaoloja pitää pystyä kirjaamaan pitkälle tulevaisuuteen ja kirjauksia on pystyttävä tekemään helposti myös kotoa käsin ilman turhaa jumppaamista työpaikalle kirjauksia tekemään. Myös sijaistuksien määritykset tulee olla helposti ja yksinkertaisesti toteutettavissa.

Onneksi yksinkertaisia ja silti niin monipuolisia järjestelmiä on tarjolla myös näihin tarpeisiin. Esimerkiksi Ottassa poissaololajien, sijaistuksien ja työaikaryhmien määrittely on tehty erittäin helpoksi.

Julkaistu aluperin Ottan blogissa: https://www.otta.fi/blogi/perhevapaauudistus-mika-muuttuu-ja-miten-se-vaikuttaa-tyonantajaan

Artikkeli Perhevapaauudistus pähkinänkuoressa ja miten se vaikuttaa työnantajaan julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Artikkeli Työajanseuranta ja ERP – miksi integrointi kannattaa? julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.

Laki ei ota kantaa miten työaikakirjanpito toteutetaan, mutta yleisesti sen halutaan olevan yksinkertaista ja nopeaa. Jotta virheitä ei syntyisi, on toiveena helppokäyttöinen työajanseurannan järjestelmä, jossa liittymä toimii niin mobiililaitteilla kuin tietokoneellakin. Rakennusalalla työajanseurantasovellus halutaan lisäksi työaikapäätteisiin, esim. NFC-laitteisiin. 

Eri ala, eri tarpeet

Monelle yritykselle riittää hyvinkin kevyt työajanseuranta. Esimerkkinä toimistotyöntekijä, jolla on säännöllinen työaika kahdeksasta neljään. Laajempia vaatimuksia työajanseuraamiseen on esimerkiksi rakennusalalla. Rakennusalalla kaivataan ryhtiä tuntikirjauksiin ja heillä on omat erityistarpeensa. Vaatimuksena on työntekijöiden perehdytykset, kulkuluvat, TR-mittaukset sekä verottajalle lähetettävät työntekijä- ja urakkaraportit. Erityisesti rakennusalalla halutaan käytön ja raportoinnin olevan niin yksinkertaista, että jokainen voi työmaalla kirjata tuntinsa helposti ja vaivattomasti, esimerkiksi omalla puhelimellaan.

”Erityisesti rakennusalalla halutaan käytön ja raportoinnin olevan niin yksinkertaista, että jokainen voi työmaalla kirjata tuntinsa helposti ja vaivattomasti, esimerkiksi omalla puhelimellaan.”

Palkanlaskijalle toimiva työajanseuranta tuo valtavasti hyötyä. Palkanlaskijan työtä vähentää paljon kun työntekijän palkanlaskentaan vaikuttava tieto tulee suoraan hänelle tarkistettuna ja hyväksyttynä. Toki tiedon pitää olla oikein, mutta toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä edistää tätäkin. Uskallan väittää, että virheitä sattuu enemmän manuaalisella työllä ja tuntilappujen kiikuttamisella henkilöltä toiselle. 

Aameksen ratkaisut

Visma Entry työajanseuranta -ohjelma on sopiva kaikille toimialoille ja muokattavissa täysin asiakkaan toiveiden mukaan. Esimerkiksi lomakkeet ja raportit voidaan erittäin helposti muokata juuri sen näköisiksi kun asiakas haluaa. Työajat, saldot, ylityöt, kilometrit ja päivärahat saa Entrylla kirjattua todella nopeasti esim. mobiilisovelluksella, ja itse käyttöliittymä on hyvin yksinkertainen. Integraatioita eri taloushallinnon järjestelmiin on valmiina esim. Novaan ja Fivaldiin, ja niitä voidaan toteuttaa muihinkin ohjelmiin. Tästä kannattaa olla yhteydessä meihin ja kysyä lisää!

”Työajat, saldot, ylityöt, kilometrit ja päivärahat saa Entrylla kirjattua todella nopeasti esim. mobiilisovelluksella, ja itse käyttöliittymä on hyvin yksinkertainen.”

Toinen tarjoamamme ratkaisu on Visma Movenium. Tämä on erityisesti rakennusalalle suunniteltu kokonaisuus. Movenium sisältää hyvin helppokäyttöiset ja monipuoliset työkalut, joita voi käyttää kaikilla laitteilla. Movenium on kehitetty täysin rakennusalalle asiakaslähtöisesti ja sillä luonnistuu työmaan johtaminen, raportointi ja hallinnointi. Movenium soveltuu niin urakoitsijalle kuin pääurakoisijallekin ja auttaa hallitsemaan kokonaisvaltaisesti työmaata yhden yksinkertaisen käyttöliittymän avulla. Moveniumin yksi mainitsemisen arvoinen valtti on sen muokattavuus. Täysin toiveiden ja tarpeiden mukaan muokattavissa oleva palvelu, johon voi lisätä omia kenttiä, logoja sekä käyttäjien kuvia. Moveniumin käyttäjät ovat antaneet kiitosta asiakaslähtöisestä sovelluskehityksestä ja yksinkertaisesta käyttöliittymästä.

Nämä järjestelmät mukautuvat oikein hyvin erilaisiin käyttötarpeisiin ja kerromme niistä mielellämme lisää! Halutessanne voitte myös kokeilla maksutta näitä Visma Entryn tai Moveniumin palveluita.

Jos haluatte, että aktivoimme teille maksuttoman koekäytön, niin ota yhteyttä allekirjoittaneeseen. 

Artikkeli Työajanseuranta yksinkertaiseksi ja helpoksi julkaistiin ensimmäisen kerran Data Group Aames.