IT-asiat jäävät yrityksillä helposti muiden kiireiden jalkoihin. Monella yrityksellä ei ole omaa IT-ihmistä, ja järjestelmät ovat vuosien varrella kasaantuneet erilaisten tarpeiden, henkilöiden ja osaamisen perusteella. Näin pikkuhiljaa asiat saattavat vanhentua ja jäädä retuperälle, jolloin alkaa tulla ongelmia. Laitteet ja yhteydet pätkivät, tietoturva-asiat ovat epäselviä, ja tietotyön tekemiseen menee paljon turhaa aikaa.
Kun perusasiat laitetaan kuntoon, työt helpottuvat huomattavasti
Kun yritys panostaa toimivaan ja laadukkaaseen IT-ympäristöön, se ei pelkästään ehkäise ongelmia, vaan rakentaa pohjaa tehokkaalle kasvulle. Hyvin suunnitellut IT-ratkaisut tekevät työstä miellyttävää, pienentävät käyttökatkosten riskiä ja antavat varmuutta, että yrityksen tiedot ovat turvassa.
Seuraavassa annamme käytännönläheisiä näkemyksiä siitä, kuinka pk-yrityksen IT kannattaisi hoitaa.
1. Kartoita nykytila, missä mennään nyt?
Ensimmäinen askel on selvittää, mikä toimii ja mikä ei. Tyypillisiä kysymyksiä:
- Kuka vastaa IT:stä nyt?
- Onko kaikilla käytössä ajantasaiset ja turvalliset laitteet?
- Onko tiedot varmuuskopioitu ja suojattu?
- Käytetäänkö pilvipalveluja tehokkaasti?
- Tukeeko vai hidastaako IT toimintaa?
Tämän ei tarvitse olla raskas selvitys, tärkeintä on saada kokonaiskuva.
2. Aseta selkeät tavoitteet
Kun tilanne on kartoitettu, mieti mitä halutaan saavuttaa. Esimerkiksi:
- Vähemmän häiriöitä ja helpompaa arkea
- Parempi tietoturva ja selkeä vastuunjako
- Etätyömahdollisuudet kuntoon
- Tekoälyn mahdollisuuksien hyödyntäminen
- Tuki, joka vastaa nopeasti
- IT, joka skaalautuu liiketoiminnan mukana
Tavoitteet voivat olla pieniä tai suuria. Tärkeintä on, että ne ohjaavat tekemistä.
3. Älä jää yksin, ota kumppani mukaan
Moni yrittäjä hoitaa IT-asioita itse tai tutun avustuksella, kunnes tulee ongelma, jota ei osaa ratkaista. Ulkopuolinen kumppani voi hoitaa perusasiat kuntoon ja olla tukena jatkossa. Lisäksi osaava kumppani esittää kehitysideoita, joilla yrityksen liiketoimintaa saadaan kehitettyä IT:n avulla.
Esimerkkejä:
- Kun tietokone hajoaa tai sähköpostit katoavat, on helpotus, että on heti joku, joka palauttaa asiat järjestykseen
- Jos jokin vanha ratkaisu aiheuttaa turhia kustannuksia, kumppani osaa ehdottaa tilalle parempaa tapaa hoitaa asia
4. Tietoturva ei ole pelkkä virustorjunta
Yrityksen laitteet, palvelut ja tiedot kannattaa suojata kunnolla. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaikki yrityksen laitteet, palvelut ja tiedot on suojattu riittävällä tavalla, henkilöstö osaa tunnistaa tietoturvariskit ja poikkeustilanteisiin on varauduttu etukäteen.
Esimerkkejä:
- Kun kaikkien laitteiden ja palveluiden asetukset, päivitykset ja suojaus ovat ajan tasalla, estetään valtaosa hyökkäyksistä
- Jotta hyökkääjät eivät pääsisi yrityksen järjestelmiin käsiksi, on kyettävä havaitsemaan poikkeava toiminta ja torjumaan se
- Jos jokin tärkeä järjestelmä on poissa pelistä, työntekijä klikkaa huijaussähköpostia tai muuta poikkeavaa sattuu, on tärkeää, että tilanteeseen on toimintasuunnitelma
- Kaikille työntekijöille ja sidosryhmille on tärkeää antaa selkeät pelisäännöt, jotta he ymmärtävät vastuunsa ja osaavat toimia oikein kriittisissä tilanteissa
Lue lisää: Kuinka yrityksen tietoturvaa parannetaan
5. Pilvipalvelut ja oikeat työtavat tekevät arjesta helpompaa
Jos yhä säilytätte yhteisiä tiedostoja omilla koneilla tai viestintä hoituu pelkästään sähköpostin kautta, on hyvä hetki harkita pilvipalvelujen hyödyntämistä. Esimerkiksi Microsoft 365:n avulla voit tallentaa ja jakaa tiedostoja Teamsiin tai SharePointiin, jolloin ne ovat helposti saatavilla missä tahansa, niin tietokoneella kuin puhelimellakin.
Teamsin kautta voitte viestiä reaaliaikaisesti, pitää kokouksia ja työstää samoja tiedostoja yhdessä muiden kanssa, ilman sähköpostien edestakaisin lähettelyä tai tiedostoversioiden sekamelskaa.
Lue lisää: DG Microsoft 365
6. Tekoälyratkaisut voivat säästää aikaa
Esimerkiksi Microsoft 365:ssä mukana tuleva Copilot on tekoälyavustaja, joka voi auttaa arjessa yllättävän paljon. Se osaa esimerkiksi:
- Tiivistää pitkät sähköpostiketjut
- Etsiä nopeasti tärkeän luvun Excelistä
- Tehdä PowerPoint-esityksen Word-asiakirjan pohjalta
- Luoda kokousmuistiot automaattisesti Teams-keskustelusta
- Vastailla käyttäjien kysymyksiin yrityksen omien dokumenttien tai verkosta löytyvän tiedon avulla
Lue lisää: DG Copilot 365
7. Tuki, joka vastaa ja osaa ratkaista ongelmat
Joskus tulee tilanne, jossa tarvitsee apua heti. Silloin on aika iso ero sillä, saako apua paikallisesti ja nopeasti vai jääkö jonon hännille. Ei tarvitse olla 24/7 päivystys, mutta olisi hyvä, että tuttu osaava henkilö vastaa puhelimeen ja ottaa asian hoitaakseen.
IT ei ole vain kuluerä tai pakollinen paha
Kun se on kunnossa, työt sujuvat ja yrityksen toimintaan saadaan uusia mahdollisuuksia. Aikaa jää enemmän järkevään tekemiseen.
Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Tärkeintä on, että joku katsoo kokonaisuutta ja tärkeimpiä asioita laitetaan kuntoon.
Haluatko apua alkuun? Ota yhteyttä, saat meiltä juuri sinun yrityksesi tilanteeseen sopivia vinkkejä, kuinka kannattaa lähteä liikkeelle.