Keskusteluissamme asiakkaiden kanssa on viime aikoina noussut usein esiin samoja havaintoja päivittäisestä työstä. Työtä on paljon, aikataulut ovat tiukkoja ja samat ihmiset hoitavat useita rooleja. Samalla toivotaan, että työpäivä olisi sujuvampi ja aikaa jäisi enemmän varsinaiseen tekemiseen.
Osa yrityksistä on onnistunut vastaamaan näihin haasteisiin muita paremmin, ja se näkyy arjen sujuvuutena ja työn selkeytenä. IT:stä on ollut tässä merkittävästi apua, mutta onnistuminen ei perustu pelkästään teknologiaan. Yhtä tärkeässä roolissa ovat olleet toimivat työtavat, selkeät pelisäännöt ja se, miten olemassa olevia työkaluja ja toimintamalleja hyödynnetään käytännössä.
Tavoitteenamme on koota näistä yrityksistä parhaat toimintamallit ja tuoda ne kaikkien asiakkaidemme käyttöön. Tässä viisi parannuskohdetta, joiden avulla toimintaa saadaan sujuvammaksi ilman suuria investointeja.
1. Tieto löytyy, kun sitä tarvitaan
Monessa organisaatiossa yllättävän paljon aikaa kuluu tiedon etsimiseen. Dokumentteja tallennetaan useisiin paikoihin ja versioita on useita.
Keskitetty tiedon- ja dokumentinhallinta:
- helpottaa oikean version löytämistä
- tekee tiedosta vähemmän henkilösidonnaista
- tukee yhteistyötä ja sijaisuuksia
Kun tieto on järjestyksessä, työ ei pysähdy etsimiseen. Tekoäly vie tämän askeleen pidemmälle: se auttaa löytämään oikean dokumentin, vastauksen tai yhteenvedon usein nopeammin.
Näin toteutat käytännössä:
- Määrittele yksi pääpaikka dokumenteille (esim. Teams/SharePoint).
- Sovi selkeä kansiorakenne ja nimeämiskäytännöt.
- Poista paikalliset ja päällekkäiset tallennuspaikat.
- Ota käyttöön versionhallinta ja yhteismuokkaus.
- Varmista, että kaikilla on oikeat käyttöoikeudet.
2. Toimiva työasema ja perus-IT tukevat tuottavuutta
IT:n merkitys huomataan usein vasta silloin, kun jokin ei toimi. Hidas kone, kirjautumisongelma tai käyttökatko keskeyttää työn nopeasti.
Ajantasaiset laitteet ja hallittu IT-ympäristö:
- vähentävät häiriöitä
- tekevät työstä sujuvampaa
- tukevat nykyaikaista työntekoa
Hyvä IT ei vaadi huomiota, se vain toimii taustalla.
Näin toteutat käytännössä:
- Hallitse IT-laitteita keskitetysti.
- Yhtenäistä laitteet ja perusohjelmistot.
- Pidä laitteet ja käyttöjärjestelmät ajan tasalla.
- Huolehdi automaattisista päivityksistä ja varmuuskopioista.
- Järjestä selkeä tukikanava IT-ongelmille.
- Vaihda laitteet suunnitellusti, ennen kuin ne hidastavat työtä.
3. Selkeät prosessit vähentävät turhaa työtä
Yksi yleisimmistä tilanteista, joita näemme, liittyy tiedonkulkuun ja prosesseihin. Työ kulkee monen vaiheen kautta, mutta kokonaisuus ei ole aina selkeä.
Tyypillisiä tilanteita ovat esimerkiksi:
- samaa tietoa käsitellään ja päivitetään useassa paikassa
- muutokset, kommentit ja päätökset hajaantuvat sähköposteihin ja viesteihin
- työn tilanne ja seuraavat askeleet eivät ole kaikille selviä
- iterointi vie aikaa, kun palaute ei kulje suoraan työn yhteydessä
Kun prosessit kuvataan, yksinkertaistetaan ja tuetaan sopivilla IT-ratkaisuilla:
- tieto syötetään ja ylläpidetään yhdessä paikassa
- kommentointi, palaute ja päätökset liittyvät suoraan työhön
- työn eteneminen ja vastuut ovat läpinäkyviä
- iterointi nopeutuu ja työ pysyy hallinnassa
Tämä näkyy nopeasti arjen sujuvuudessa, yhteistyön parantumisena ja projektien parempana ennakoitavuutena.
Näin toteutat käytännössä:
- Yksi yhteinen paikka, jossa projektin tila, tehtävät ja dokumentit näkyvät
- Työ pilkotaan pieniin, selkeisiin tehtäviin
- Jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö ja seuraava askel
- Palaute ja kommentit annetaan suoraan työn yhteydessä
- Selkeät tilat kertovat, missä vaiheessa työ on
- Päätökset ja muutokset kirjataan näkyvästi
- Iterointi tehdään pienissä erissä, ei vasta lopussa
- Säännöllinen, kevyt tilannekatsaus pitää kokonaisuuden kasassa
4. Kone hoitaa perusasiat
Kaikkea ei tarvitse muistaa tai tehdä itse. Moni asia voidaan hoitaa niin, että se tapahtuu automaattisesti.
Kun perusasiat pyörivät taustalla:
- asiat eivät unohdu
- työ etenee sujuvammin
- ihmiset voivat keskittyä siihen, missä he ovat parhaimmillaan
Tekoäly ja automaatio täydentävät toisiaan: automaatio hoitaa rutiinit, tekoäly tukee ajattelua ja päätöksentekoa.
Näin toteutat käytännössä:
- Automatisoi toistuvat tehtävät (ilmoitukset, hyväksynnät, muistutukset, raportit).
- Hyödynnä lomakkeita ja työnkulkuja manuaalisen työn sijaan.
- Vähennä käsin tehtävää tiedonsiirtoa järjestelmien välillä.
- Anna järjestelmän huolehtia aikatauluista ja seurannasta.
5. Joustava IT mukautuu yrityksen tarpeisiin
Yrityksen tarpeet muuttuvat ajan myötä. IT:n on hyvä pystyä mukautumaan mukana ilman raskaita muutoksia.
Joustavat ratkaisut mahdollistavat:
- käyttäjämäärien helpon hallinnan
- kustannusten ennustettavuuden
- järjestelmien kehittämisen vaiheittain
Tämä antaa yritykselle liikkumavaraa ja mielenrauhaa.
Näin toteutat käytännössä:
- Valitse pilvipohjaiset ja skaalautuvat ratkaisut.
- Maksa vain käytössä olevista käyttäjistä ja palveluista.
- Rakenna IT vaiheittain, ei kaikkea kerralla.
- Varaudu kasvuun ja muutoksiin etukäteen.
- Dokumentoi ratkaisut, jotta niitä on helppo kehittää jatkossa.
Enemmän sujuvuutta, vähemmän hukkaa
Haluatko käydä läpi, miten nämä asiat toteutuisivat juuri teidän arjessanne? Autamme mielellämme oikeiden ratkaisujen valinnassa ja käyttöönotossa.