Kuinka tekoäly hyödyttää pk-yritystä ilman että projekti tai budjetti karkaa käsistä?
Tekoälyn hyödyntäminen pk-yrityksessä ei edellytä omaa IT-osastoa tai suuria investointeja. Usein riittää, että valitaan tarkoitukseen sopivat työkalut ja sovitaan selkeät pelisäännöt niiden käyttöön. Samalla on tärkeää huolehtia tietoturvasta ja tiedonhallinnasta: Kun tieto on suojattua ja löytyy helposti oikeasta paikasta, tekoälystä saadaan paras hyöty.
Tässä artikkelissa käymme käytännönläheisesti läpi, miten tekoälyä voidaan hyödyntää pk-yrityksen IT-ympäristössä järkevästi ja hallitusti.
1. Tekoäly säästää aikaa rutiinitöissä
Suurin hyöty tekoälystä pk-yritykselle ei ole “hieno teknologia”, vaan usein eniten hyötyä saadaan tekoälyn mahdollistamasta ajansäästöstä.
Käytännön esimerkkejä:
- Sähköpostien tiivistäminen ja vastausluonnosten tekeminen
- Tarjouspohjien ja sopimustekstien ensimmäisten versioiden laatiminen
- Kokousmuistioiden automaattinen koostaminen
- Markkinointitekstien ideointi
- Ohjeiden ja sisäisten dokumenttien kirjoittaminen
- Laajojen tai muun kielisten aineistojen tiivistäminen ja analysointi
Jos käytössä on esimerkiksi Microsoft 365 yrityksille, tekoälyominaisuudet (kuten M365 Copilot) voivat auttaa suoraan Wordissa, Outlookissa ja Teamsissa.
Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että:
- työntekijät käyttävät vähemmän aikaa toistuvaan manuaaliseen työhön
- enemmän aikaa jää asiakastyöhön ja liiketoiminnan kehittämiseen
2. Asiakaspalvelu ja myynti tehostuvat
Tekoälyä voi hyödyntää myös asiakaspalvelussa ja myynnissä ilman raskaita järjestelmähankkeita. Tekoäly ei korvaa ihmistä, mutta se nopeuttaa ihmisen työtä.
Esimerkiksi:
- Myyntimateriaalien luominen yrityksen aineistojen pohjalta
- Myynti- ja asiakaspalvelusähköpostien kirjoittaminen
- Myyntitilastojen analysointi
Hyvin toteutettuna asiakas saa nopeamman vastauksen ja työntekijä säästää aikaa.
3. Yrityksen tietoturva ja tekoäly – mitä pitää huomioida?
Yksi yleisimmistä huolista on tämä:
“Onko turvallista käyttää tekoälyä?”
Kun puhutaan pk-yrityksen IT-ympäristöstä, tekoälyn käyttöönotossa pitää huomioida:
- Mitä tietoa työntekijät saavat syöttää tekoälypalveluihin?
- Tallennetaanko data EU-alueelle?
- Onko käytössä yritystason lisenssit vai ilmaisversiot?
- Miten yrityksen tietoturva varmistetaan?
Ilmaiset työkalut voivat olla käteviä testaukseen, mutta yrityskäytössä kannattaa suosia ratkaisuja, jotka ovat osa hallittua IT-ympäristöä.
Esimerkiksi:
- Yritystason Microsoft 365 -ratkaisut
- Hallitut käyttäjäoikeudet
- Monivaiheinen tunnistautuminen
- Selkeä ohjeistus henkilöstölle
Yrityksen tietoturva ei saa vaarantua tekoälyn käytön takia. Lue lisää tekoälyn tietoturvasta.
4. Tekoälyn käyttöönotto – näin pääsette alkuun
Moni pk-yritys jää jumiin siihen, että “pitäisi varmaan tehdä jotain”, mutta ei tiedetä mistä aloittaa.
Tässä käytännön etenemismalli:
1. Valitse yksi selkeä käyttökohde
Esimerkiksi:
- Myynnin sähköpostit
- Markkinointisisällöt
- Sisäiset raportit
2. Missä kunnossa yrityksenne tieto oikeasti on?
Tekoälyn vastaukset ovat vain niin hyviä kuin tieto, joka sillä on käytettävissä.
Jos myyntidata on hajallaan, dokumentit löytyvät viidestä eri paikasta ja tiedostojen nimet ovat tyyliä “uusi_tarjous_final_FINAL2.docx”, tekoäly ei pysty tekemään taikoja.
Jos taas:
- Asiakasdata on ajan tasalla
- Dokumentit ovat selkeästi tallennettuina
- Tiedot löytyvät hallitusti esimerkiksi Microsoft 365 -ympäristöstä
- Käyttöoikeudet ovat kunnossa
Tällöin tekoäly pystyy tuottamaan laadukkaita, yrityksellenne relevantteja vastauksia. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksen tiedot on oltava järjestyksessä ja saatavilla ennen kuin tekoälystä saadaan täysi hyöty irti.
3. Huolehdi pk-yrityksen IT-ympäristön hallinnasta
Tekoäly ei ole irrallinen palikka, vaan sen pitää sopia olemassa oleviin pilvipalveluihin pk-yritykselle.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että käyttäjähallinta, tietoturva, laitteet ja pilvipalvelut muodostavat hallitun kokonaisuuden. Kun esimerkiksi Microsoft 365 yrityksille on oikein käyttöönotettu ja yrityksen tietoturva on kunnossa, tekoälyominaisuudet voidaan ottaa käyttöön turvallisesti ja hallitusti.
4. Kouluta henkilöstöä
30–60 minuutin käytännön koulutus riittää alkuun. Tärkeintä on sopia pelisäännöt, mitä palveluita saa käyttää ja mitä tietoa niihin saa ladata.
Monessa pk-yrityksessä käy niin, että työntekijät ottavat käyttöön omia ilmaisia tekoälytyökaluja ilman yhteisiä linjauksia. Se voi aiheuttaa riskin yrityksen tietoturvalle. Siksi on tärkeää määritellä, käytetäänkö yritystason ratkaisuja ja miten varmistetaan, ettei luottamuksellista tietoa päädy vääriin paikkoihin.
5. Mittaa hyöty
Säästyykö aikaa?
Paraneeko laatu?
Nopeutuuko asiakaspalvelu?
Tekoälyn käyttöönotto ei ole itseisarvo. Sen pitää näkyä arjessa tehokkuutena tai parempana palveluna. Esimerkiksi jos myyntitiimi säästää viikossa useita tunteja tarjouspohjien laatimisessa, vaikutus on nopeasti mitattavissa.
Kun hyöty on selkeästi todennettavissa, laajentaminen muille osa-alueille on helppo perustella ja investointi pk-yrityksen IT-kehitykseen tuntuu järkevältä, ei riskiltä.
Apua?
Jos mietitte, miten tekoäly kannattaisi liittää osaksi omaa IT-ympäristöänne turvallisesti ja järkevästi, kannattaa keskustella asiantuntijan kanssa. Kun kokonaisuus on suunniteltu oikein, teknologia palvelee liiketoimintaa, ei toisinpäin.