Monessa pk-yrityksessä Microsoft 365 tarkoittaa käytännössä Outlookia, Wordia, Exceliä ja Teamsia. Todellisuudessa tilaus sisältää paljon muitakin työkaluja ja ominaisuuksia, jotka voivat säästää aikaa, tehostaa yhteistyötä ja parantaa tietoturvaa – ilman lisäkustannuksia.
Kokosimme yhteen 15 hyödyllistä ominaisuutta, jotka löytyvät useimmista Microsoft 365 Business -lisensseistä, mutta jäävät usein vähälle käytölle.
Outlook – enemmän kuin sähköposti
1. Ajasta sähköpostin lähetys
Kirjoititko viestin illalla, mutta haluat sen lähtevän vasta seuraavana aamuna? Outlookissa voit ajastaa lähetyksen haluamaasi ajankohtaan. Näin viestit saapuvat vastaanottajalle oikeaan aikaan ilman, että sinun tarvitsee palata niiden pariin myöhemmin.
2. Lykkää sähköposti myöhemmäksi
Kaikki viestit eivät vaadi välitöntä toimintaa. Outlookin lykkäystoiminnolla voit piilottaa viestin hetkeksi ja palauttaa sen näkyviin valittuna ajankohtana. Postilaatikko pysyy siistimpänä ja tärkeät tehtävät eivät unohdu.
Teams – tehokkaampi yhteistyö
3. Kokousten automaattinen transkriptio
Teams voi tallentaa kokouksen keskustelun tekstimuotoon, jolloin sinun ei tarvitse tehdä jatkuvasti muistiinpanoja. Kokouksen jälkeen voit helposti palata sovittuihin asioihin, tehtäviin ja päätöksiin.
4. Loop-komponentit reaaliaikaiseen yhteistyöhön
Microsoft Loop mahdollistaa yhteisten sisältöjen, kuten tehtävälistojen ja taulukoiden, muokkaamisen useassa paikassa yhtä aikaa. Sama sisältö voi näkyä Teamsissa, Outlookissa ja SharePointissa, ja kaikki muutokset päivittyvät automaattisesti kaikkialle.
5. Yhteismuokkaus kokouksen aikana
Teamsissa osallistujat voivat muokata samaa dokumenttia samanaikaisesti kokouksen aikana. Tämä vähentää tiedostojen versio-ongelmia ja nopeuttaa päätöksentekoa.
6. Häiriöttömyysajat
Voit määrittää Teamsiin ajat, jolloin ilmoitukset eivät keskeytä työskentelyäsi. Esimerkiksi iltojen tai keskittymistä vaativien työjaksojen aikana viestitulva ei häiritse.
Word ja PowerPoint – enemmän irti tutuista ohjelmista
7. Sanelu Wordissa
Jos ajatukset kulkevat nopeammin kuin näppäimet, voit sanella tekstin suoraan Wordiin. Puhe muuttuu reaaliajassa kirjoitetuksi tekstiksi, mikä nopeuttaa esimerkiksi luonnosten ja muistioiden tekemistä.
8. Muunna PowerPoint Wordiksi
PowerPoint-esityksen voi viedä suoraan Word-dokumentiksi. Tämä on kätevä tapa luoda koulutusmateriaaleja, kokousmuistioita tai osallistujille jaettavia muistiinpanoja.
9. Anna Designerin viimeistellä esityksesi
PowerPoint Designer ehdottaa automaattisesti visuaalisia dia-asetteluja ja ulkoasuja. Näin saat ammattimaisen näköisiä esityksiä ilman graafisen suunnittelijan taitoja.
Excel – vähemmän käsityötä
10. Flash Fill täyttää tiedot puolestasi
Excel tunnistaa toistuvan mallin ja täydentää loput tiedot automaattisesti. Esimerkiksi etu- ja sukunimien erottelu onnistuu muutamalla näppäinpainalluksella ilman monimutkaisia kaavoja.
11. Analysoi tiedot yhdellä klikkauksella
Excelin analysointityökalu tunnistaa aineistosta trendejä, ehdottaa kaavioita ja nostaa esiin kiinnostavia havaintoja. Tämä auttaa muuttamaan suuret tietomäärät helposti ymmärrettäviksi.
12. Pudotusvalikot vähentävät virheitä
Kun käyttäjät valitsevat arvon valmiista listasta kirjoittamisen sijaan, tiedot pysyvät yhtenäisinä ja virheiden määrä vähenee merkittävästi.
OneDrive ja SharePoint – tiedostojen turvaverkko
13. Palaa aiempaan versioon
OneDrive ja SharePoint tallentavat tiedostojen versiohistorian automaattisesti. Jos tiedostoa muokataan vahingossa tai tärkeää tietoa katoaa, voit palauttaa aiemman version muutamalla klikkauksella.
14. Käytä tiedostoja myös ilman verkkoyhteyttä
Voit merkitä tiedostot käytettäviksi offline-tilassa. Näin työskentely onnistuu myös matkalla tai tilanteissa, joissa verkkoyhteys on heikko tai puuttuu kokonaan.
Microsoft 365:n piilotetut sovellukset
15. Forms, Bookings ja Planner
Moni yritys maksaa erillisistä työkaluista, vaikka vastaavat ominaisuudet löytyisivät jo Microsoft 365:stä.
Microsoft Forms sopii kyselyihin, palautelomakkeisiin ja sisäisiin kyselyihin.
Microsoft Bookings tarjoaa ajanvaraussivun, jonka kautta asiakkaat voivat varata tapaamisia suoraan kalenteristasi ilman sähköpostirumbaa.
Microsoft Planner auttaa hallitsemaan tehtäviä ja projekteja visuaalisesti Teamsin sisällä.
Bonus: kaksi tietoturvaominaisuutta, jotka jokaisen yrityksen kannattaa tuntea
Secure Score
Microsoft 365 sisältää tietoturvan mittariston, joka kertoo ympäristön nykyisen suojaustason ja antaa konkreettisia kehitysehdotuksia.
Ehdollinen käyttöoikeus
Business Premium -lisenssillä voidaan määrittää sääntöjä sille, mistä ja miten yrityksen tietoihin pääsee käsiksi. Esimerkiksi kirjautuminen tuntemattomasta sijainnista voidaan suojata automaattisella monivaiheisella tunnistautumisella.
Kuinka paljon Microsoft 365:stä on käytössäsi?
Useimmat yritykset hyödyntävät vain murto-osaa Microsoft 365:n mahdollisuuksista. Ennen uuden ohjelmiston hankintaa kannattaa selvittää, löytyisikö tarvittava toiminnallisuus jo nykyisestä lisenssistä.
Pienilläkin käyttöönottotoimilla voidaan säästää aikaa, parantaa yhteistyötä ja vahvistaa tietoturvaa ilman lisäinvestointeja.
Haluatko tietää, mitä ominaisuuksia teidän Microsoft 365 -ympäristössänne voitaisiin hyödyntää paremmin? Autamme kartoittamaan nykytilan ja löytämään käytännön keinot työn tehostamiseen.